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Quelle:

Bundesfinanzhof
Art des Dokuments: Urteil
Datum: 19.08.2002
Aktenzeichen: VIII R 30/01

Vorinstanz:

FG München
Art des Dokuments: Urteil
Datum: 23.05.2001
Aktenzeichen: 9 K 5141/98

Schlagzeile:

Für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen kann eine Rückstellung gebildet werden

Schlagworte:

Aufbewahrungspflicht, Gewinnermittlung, Handelsbilanz, Lagerung, Rückstellung, Steuerbilanz

Wichtig für:

Gewerbetreibende

Kurzkommentar:

Für die zukünftigen Kosten der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen, zu der ein Unternehmen nach dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung verpflichtet ist, ist im Jahresabschluss eine Rückstellung zu bilden.

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Über folgenden Fall hatte der Bundesfinanzhof zu entscheiden: Ein Unternehmen beliefert jeden Kunden in der Regel von montags bis freitags einmal täglich. Bei jeder Auslieferung fallen Ausgangsrechnungen und Lieferscheine an, die elektronisch gespeichert werden. Frachtpapiere, manuell erstellte Rechnungen für besondere Waren und Leistungen, Eingangsrechnungen, Personalunterlagen, Verträge mit Kunden, Unterlagen über Reklamationen, Buchungsunterlagen, Bankauszüge und Schriftverkehr werden urschriftlich aufbewahrt. Insgesamt fallen damit jährlich ca. 240 Ordner mit Unterlagen der Finanzbuchhaltung, 10 Kisten (40 x 30 x 35 cm) mit Bank- und Kassenbelegen sowie 70 Ordner mit Personalunterlagen an.

Das Unternehmen setzte sowohl in der Handelsbilanz als auch in der Steuerbilanz eine Rückstellung für die mit der Aufbewahrung der Finanz- und Personalunterlagen sowie der Bank- und Kassenbelege verbundenen Kosten an. Das Finanzamt erkannte diese Rückstellung nicht an. Der Bundesfinanzhof stellte klar, dass für Verpflichtungen, die sich aus öffentlichem Recht ergeben, Rückstellungen gebildet werden können. Dies setze allerdings voraus, dass die öffentlich-rechtliche Verpflichtung hinreichend konkretisiert sei und die Verpflichtung auf ein bestimmtes Handeln innerhalb eines bestimmten Zeitraums ziele. Zudem sei für die Rückstellung erforderlich, dass an ihre Verletzung Sanktionen geknüpft sind, so dass sich der Steuerpflichtige der Erfüllung der Verpflichtung im Ergebnis nicht entziehen kann.

Die Verpflichtung, die in § 257 HGB und § 147 AO 1977 genannten Geschäftsunterlagen sechs bzw. zehn Jahre lang aufzubewahren, ist nach Auffassung des Bundesfinanzhofs eine öffentlich-rechtliche Verpflichtung, die zur Bildung einer Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten berechtigt. Unerheblich sei, dass das Gesetz die Art der Aufbewahrung nicht im Detail vorschreibe. Auch das eigenbetriebliche Interesse des Unternehmens an der Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen ändere nichts an der Verpflichtung zur Bildung einer Rückstellung für die dafür anfallenden Kosten.

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